個人情報保護方針
コクヨ東海販売株式会社(以下当社といいます)は、お客様ならびにお取引先関係者などからお預かりする個人情報は大切なものと認識し、これを厳格に保護し、適格に取扱うことが当社の事業運営上の最重点課題であると認識しております。
当社は、個人情報の取得・利用および提供に当たっては、事業の内容および規模を考慮した適切な取扱いを行い、また、当該個人情報の保護に適用される法令、ガイドラインその他の規範を遵守するとともに、以下に個人情報保護方針を掲げ、これを確実に実施してまいります。

1.個人情報の取得・利用について

個人情報は適法かつ公正な方法で取得するものとし、本人から直接個人情報を取得する場合は、事前に利用目的などを通知し、同意を得ることとします。
取得した個人情報は同意を得た利用目的を達成するために必要な範囲に限定して利用いたします。
当社がお預かりする個人情報を利用する目的は次のとおりです。
1) お取引等に関するご連絡のため
2) 当社が取扱う商品・サービスのご提供のため
3) 当社が取扱う商品・サービスに関するお知らせのため
4) お客様と当社との間で締結した契約の履行のため
5) 当社が開催(主催・共催・協賛)するイベント・セミナー等に関するご案内・ご連絡のため
6) 商品モニターやアンケート調査等のご依頼のため
7) お客様に事前にご同意頂いた目的のため

2.第三者への情報提供

以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはありません。
1) 本人から同意があった場合
2) 前記1.の目的の達成のために必要となる業務委託として、コクヨ株式会社ならびに
  その関連会社及び、外部委託先に預託する場合
3) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合
4) 法令に基づく場合
5) 人の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害されるおそれがあり、
  これを保護するために個人情報を提供する必要がある場合
6) 国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合

3.個人情報の正確性および安全性の確保

当社が保有する個人情報について、正確かつ最新の状態に保ち、個人情報に対する安全対策を実施し、個人情報の漏洩、滅失、又はき損の予防に努めます。

4.業務委託の見直し・改善

業務委託について、個人情報の保護をより確実にするため、見直し・改善を図ります。
業務委託契約を締結する際には、委託先に個人情報保護法の遵守を義務付け、委託先に対する管理・監督を徹底いたします。

5.個人情報保護管理体制及び全従業員への周知・徹底

個人情報保護管理者を設置するとともに、その役割を明確にし、適切に個人情報保護に関する活動を行える体制を整備し、さらに継続的な改善を実施いたします。
また、全従業員(役員、社員、アルバイト、派遣社員等)に対して、個人情報保護に関する取組みの周知・徹底を図ります。

6.個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、利用停止

個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用停止、消去又は第三者への提供の停止の求めがあった場合は、請求者がご本人であることを確認させていただいた上で、特別な理由がない限り、合理的な範囲、期間で対応いたします。

7.法令等の遵守

個人情報の取扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される法令及び関連するガイドライン・その他の規範を遵守いたします。

8.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

個人情報を保護し、適切に利用させて頂くために個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを着実に実施いたします。
さらに、これを維持し、継続的改善を図ります。

9.苦情および相談

個人情報の取扱いおよび個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情や相談は、誠実かつ適切に対応いたします。 また、上記の苦情、相談は下記窓口まで連絡をお願いします。
【個人情報に関するお問い合わせ先】
(1)〒451-0077 名古屋市西区笹塚町1-29-2
  コクヨ東海販売株式会社 個人情報保護管理者当  兼井 亨
  電話:052-522-2342 FAX:052-529-2603
  電子メール:tokai_privacy@kokuyo-tokai.com

(2)当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
  財団法人 日本情報処理開発協会 (JIPDEC)
  個人情報保護苦情相談室
  〒105-0011 東京都港区芝公園3-5-8 機械振興会館
  TEL 03-5776-1379 0120-700-779

10.個人情報の開示、訂正、利用停止等のご請求について

法令に基づき、当社が保有する個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止等のご本人からの依頼に対応いたします。
1)開示等の求めの請求窓口
〒451-0077 名古屋市西区笹塚町1-29-2
コクヨ東海販売株式会社  個人情報管理事務局
電話:052-522-2342 FAX:052-529-2603
電子メール:tokai_privacy@kokuyo-tokai.com
個人情報の利用目的の通知、開示は、ご本人に対して確実に行うため、お電話、あるいは請求書の方法に確認できた場合にのみ、原則として通知書の郵送にて行います。
2)開示等の求めに際して提出して頂く書面
開示等の請求を行う場合は、各請求書及び開示請求の注意事項をダウンロードし、所定の事項をご記入の上、本人確認書類を添え窓口までご郵送願います。
3)代理人による開示請求
開示等の請求を行う本人が未成年者又は成年被後見人である場合、もしくはご本人より委託を受けた代理人である場合は、2)の本人確認書類に加えて、委任状及び法定代理人申告書をダウンロードし、所定の事項をご記入の上、下記の書類を同封してご郵送願います。
4)開示等の求めに対する手数料及びその徴収方法
開示請求1件につき、730円の手数料が必要です。
(同額の郵便切手を請求書類に同封してください)
5)開示等の求めに対する通知方法
開示内容は本人指定郵便で通知いたします。
但し、法定代理人による請求の場合は、法定代理人本人指定郵便で通知いたします。
6)開示等の求めで取得した個人情報の取扱い
開示請求者の個人情報については、開示請求事務作業に必要な範囲を超えて利用しません。
開示請求に係る情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

制定日2006年9月15日
最終改訂日2009年12月11日
コクヨ東海販売株式会社
代表取締役社長 赤塚 敬次
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