コラム

すぐに実践できるオフィスの会議活性化(2)

会議の目的に合わせた効果的な議事録のとりかた

議事録の書き方もいくつかパターンがありますが、参加者の一人がパソコンで打って投影したモニタを皆で見ながら議事を進めるやり方と、ホワイトボードを使って議論して終了後に誰かがパソコンで清書するやり方ではどちらがよいのでしょうか?

すぐに実践できるオフィスの会議活性化

会議の目的は大きくわけて2つあります。ひとつはアイデア企画や問題解決をする「創造会議」、もうひとつは連絡・報告、調整・交渉、意思決定を行う、「定型会議」です。この目的にあわせて選択するとよいでしょう。

創造会議の場合、議事録はホワイトボードを使って板書し、後から作成する方法がお奨めです。理由は、例えば5~6人でアイデアを出しているときに、ひとりだけ「じゃあ私はパソコンで議事録係をしますね」とパソコンに向かったとしたら「何であいつは議論に加わらないんだ?」と言う空気になりかねません(もちろんパソコンで議事録を打ちながら議論に参加できる人もいますが、大半の人は議事録を打つのに集中して発言がかなり減ってしまいます)。

創造会議では、参加者が自由に発想することが大事なので、ホワイトボードに図を描いたり、全員で付箋を使うなどして進めるほうが効率的な会議ができるでしょう。また議事録の目的が単なる備忘録であれば、ホワイトボードの板書をスマホで撮影してメールで共有するだけでも十分です。時間短縮になるだけでなく、活字よりもその場の記憶を思い出すのに適しています。

すぐに実践できるオフィスの会議活性化

一方、連絡・報告などの定型会議の場合は効率が求められますので、パソコン画面をモニタに投影して、発言をその場で入力し確認しながら進める方がいいでしょう。そうすると議事録も会議が終わった直後にそのままメール送信できるので、すぐに確認できます。また議事録をエクセルやワードなどでつくる人も多いかと思いますが、役員会議など正式な記録を残す場合以外はメール本文にそのまま議事録をベタ打ちすることをお奨めします。些細なことですが、添付ファイルを開くのがおっくうで議事録を確認しない人もいるでしょう。メールにベタ打ちなら開いた時にそのまま目に入ってくるのでみておこうかなと思ってくれるでしょう。

私が所属するチームの定例会議では、サーバー内の決められたフォームに各自が報告事項を会議が始まる前に入力しておき、それを会議の場で共有しています。事前に内容が整理されているので、議事録をつくる負担も減りとても効率的です。

では次に、環境面ではどのようなところに配慮するとよいでしょう?オフィスでは同じスペースで創造会議も定型会議も行うことが多いと思います。すべての会議室や打合わせスペースにホワイトボードとモニタが設置されていればベストなのですが、なかなかそうも行きません。少人数の会議ではオープンな打合わせスペースを使うことも多いでしょう。そんな場合は小さめのホワイトボードと、キャスター付きのコンパクトなモニタを数台用意しておき、用途に合わせて動かして使うという方法がお勧めです。