コラム

すぐに実践できるオフィスの会議活性化

すぐに実践できるオフィスの会議活性化

会議の雰囲気をよくする進行と環境づくりのコツ

皆さんが普段参加する会議はどんな雰囲気ですか?例えば部門内会議や社内プロジェクトなどで「一番エラい人の顔色を皆が気にしていて発言しづらい」「どうせ言ってもムダという雰囲気がただよっている」など、空気が重くて活発な意見が出ないという経験がある方もいらっしゃるかと思います。自分が会議を仕切る時、どうすれば発言しやすいやわらかい空気をつくれるでしょうか?

会議の重苦しい雰囲気をほぐすには?

すぐに実践できるオフィスの会議活性化

誰もが何でも言えそうな雰囲気作りで進行役に意識して頂きたいことは「笑顔」「聴く」「褒める」の3つ。これだけで会議の空気は格段に明るくなります。順番にみてみましょう。

1つ目の「笑顔」。当たり前ですが「何か意見はないですか?」とムスッとした顔できかれるよりもにこやかな顔で聞かれるほうが発言しやすいですよね。ちょっとイメージして頂きたいのですが、皆さんが普段仕事をするときの口はどんな形でしょう?自分では横一文字のつもりでも意外にへの字になっていたりするものです。しかも対話する中では特に、思っていることがふっと表情にでてしまいがちなので、笑顔をつくるにはかなり意識することが必要です。コツとしては奥歯をちょっとかんだり、イルカの口のように口角を上げるイメージをして頂くとよいでしょう。

2つ目は「聴く」。とにかく参加者の発言にオーバーなくらいにうなずいてください。参加者の中には意見があっても「自分の発言が受け入れるだろうか」と不安に思いながら発言する方もいます。そんな時に進行役がにこやかにうなずいて聴いてくれるだけで、味方がいると思えて意見を言いやすい雰囲気ができてきます。普段からやっているという方もいらっしゃると思いますが、本人がうなずいているつもりでも、周りからみるとお地蔵さんのように首がまったく動いていない場合もあります。相手に伝わっているかということを意識して頂くとよいでしょう。

3つ目は「褒める」。自分が会議で発言した時「その意見いいねー!」と言われるとうれしく感じるのではないでしょうか。逆に誰からも反応がなくシーンとしてしまうと「まずいこと言ったかな」と後悔して次から発言しづらくなってしまうかもしれません。そこで参加者の発言が終わった瞬間に「いいですね!」ということをおススメします。そうは言っても中にはイマイチな意見もあるもの。そんな時でも「面白い視点ですね!」「なるほど!」などポジティブな反応を返すと短時間で発言しやすい雰囲気ができてくるでしょう。

発言しやすい環境をつくるには?

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進行だけでなくレイアウトや距離感への配慮も大事です。2~3名掛の長テーブルをロの字やスクール型で使う会議室が多いですが、目的によってはこのレイアウトが最適とは限りません。

例えばアイデア出しなどの創造会議では進行役がホワイトボードの前に立ち進行役に体を向けて半円状に座ると仲間意識を持って議論をしやすくなります。また仕事をする上で親しみを感じやすい距離感は、アメリカの文化人類学者エドワード・ホール氏によると45cm~1.2m程度と言われています。調整・交渉会議ではロの字レイアウトになっていてもテーブルを向かい合わせにつけて距離を近くすることをおススメします。


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