コラム

すぐに実践できる オフィスの会議活性化

会議をスムーズに進めるための時間コントロールと備品管理のコツ

皆さんの中には1日の半分以上を会議に費やしている方もいらっしゃると思います。業務比率が多いからこそ「会議をもっと短時間で終わらせたい」などのソフト面から「会議室がいつも予約で埋まっていて使いたい時に使えない」などのハード面まで様々な課題をよく聞きます。


会議を時間どおりに進めるには?

普段の会議で「全員揃いましたね。では早速、案件進捗の共有からはじめましょう」というように、いきなり初めの議題に入ってしまうことはないでしょうか?これでは残りの議題がいくつあり、どのような時間配分で進めるのかがわかりません。会議を時間どおりに終わらせるコツは、まず「会議の地図」つまり進め方を書き出し共有すること。その場にいる全員で会議のTODOリストをつくるイメージです。一人で仕事をするときにTODOリストを書き出して優先順位、目安時間を立ててから仕事をするのと同じです。一人でも時間が押してしまうわけですから、会議のような複数名の場合、TODOリストも作らずに時間通りに進んだら、ただのラッキーです。 自分が会議を仕切るなら「今日はどんな議題がありますか?」というひと声からはじめてみてはいかがでしょうか。ホワイトボードの左端に議題を書き出し、それぞれの必要時間と順序を決める。「会議の地図」を作る際には「まとめ(決定事項確認や宿題を決める)の時間」を取ることも忘れずに。 「それだけでうまくいくの?」と思われるかもしれませんが、皆が時間を共通認識することでグッと進行がスムーズになります。また事前にメールで議題リストを配信している方も、当日参加者からの持込み議題があることを考慮して会議の冒頭に進行を再確認するとよいでしょう。


会議室にそろえておきたい備品は?

マーカーBOXとイレイザー

時間を常に意識するための時計や、発言やアイデアを書き出すためのホワイトボードは、円滑に議論を進めるために必須ですが、よくある盲点がマーカーやイレーザーが使える状態にあるかということです。マーカーのインクが出なかったり、イレーザーが真っ黒で消えにくかったり。社内で管理する担当者が決まっていても、常に使える状態を維持するのは結構難しいですよね。 私達のオフィスでは、マーカーの「full(新品)」「empty(空)」ボックスを皆が使うオープンスペースに設置していて、会議室を使った社員が出なくなったマーカーを「emptyボックス」に入れて新しいマーカーを「fullボックス」から補充する運用をしています。そうすると管理者はその設置スペースをメンテすればよいので、たくさんの会議室があっても効率的に運用でき、実際に使う社員もストレスなく利用することができています。 またイレーザーは布の部分を洗えたり、消す面がミルフィーユのように繊維を積み重ねた作りで、汚れた面をはがせるタイプもあります。細かい備品ですが、運用にあわせて社員も管理する側も気持ちよく使えるものを選んで頂くとよいでしょう。

出典元:コクヨ株式会社 オフィスのチカラ