オフィス移転ソリューション

オフィス移転

オフィス移転

一般的な企業様においてオフィス移転はそうそうあるものではありません。
●何からすればいいの?
●どれくらいの期間が必要?
●現状のオフィスって妥当な広さなの?
●コンセプトってどうやってつくるの?
●移転を機会にオフィスをもっと良くしたい!
●最近のオフィスのトレンドは?
●社員の意見ってどうやって集めるの?
●人手が足りない!
など、何をしていいのか解らなくて当然です。
コクヨでは、そんなご担当者を徹底的にサポートします。
コクヨ東海販売株式会社は、単なる文具・家具メーカーにとどまらず、企業ごとの特徴やニーズに応じたワークスタイル変革とオフィスデザインをご提案いたします。
中部地方を中心とした、豊富な納入実績を背景に、会社ごとに異なるご要望に応えるオフィスレイアウトにご好評いただいております。
オフィスのリニューアルや移転は、単なるレイアウトの変更と捉えるのではなく、働き方改革・会社変革のチャンスとして、弊社コンサルタントによるファシリテーションを実施するケースも増えております。
コクヨ東海販売株式会社による移転プロジェクトのサポートは、移転の実施フェーズだけでなく、検討フェーズのコストシミュレーションから始まり、移転完了後には、オフィスの運用・維持の面でもサポートが可能です。
すべて専属の担当スタッフにより、ワンストップでご提案します。

コクヨのオフィス移転は検討段階から移転・運用までオフィスの全てをサポートします

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失敗しないオフィス移転 5つのポイント

ポイント1 とにかく早めに相談する
オフィス移転は大変な作業。とにかく早めに相談しよう!
ポイント2 企画~実施までワンストップの窓口が可能な業者を選ぶ
通常業務をこなしながらのオフィス移転作業は、負担が大きい。
窓口を一本化できる、移転のプロに任せよう!
ポイント3 オフィスプランニングの早期着手
オフィス移転は、新しい仕事のやり方、新しいオフィスの運営のチャンス。
早めのオフィスプランニングで理想のオフィスを手に入れよう!
ポイント4 オフィスのセキュリティ対策
オフィスのセキュリティ対策は必須。オフィスセキュリティの専門家に相談しよう!
ポイント5 品質を考えずに価格だけで業者を決めてしまったばかりに…
品質を考えずに価格だけで業者を決めるのは危険。
安心できる業者に頼みましょう!

移転時の検討事項

移転を検討する上で、予算・スケジュールと同様に最初から検討しておく必要がある事項です。

移転目的の明確化

オフィス移転に対する要望事項は、社内の部門や 立場によって実に様々であり、それらの個別要望 に対応し過ぎることで本来の目的が達成できなくなることがあります。

オフィス移転の初期段階で会社としての目的を明確にし、移転を担当する部門やプロジェクトチームのミッションとして落とし込むことで、ぶれずに計画を遂行することができます。

ビルの選定

ビル探しは、目移りする前にどこかの時点で決める覚悟が必要です。
事前に選定の基本4条件を具体的かつ明確にしておきましょう。最近ではBCP対策などをビル選定の条件とする場合もあります。

  • 面積:契約面積と有効面積の違い。
  • 賃料:フリーレントなどの契約オプション、 共益費など。
  • 立地:ブランドイメージ、利便性、社員の通勤費など。
  • 移転時期:入居時期によって同じ物件でも賃料に差。
  • ビル形状:EVホールなどのコアの位置、柱、内 階段など。
  • 設備:BCP対応、環境対応、セキュリティなど。
  • アメニティ:トイレ・パントリーなど共用部設備、商業テナントなど。

移転業務の管理

オフィスの移転の業務量は膨大なうえ、関係者も多いため調整業務だけでも負荷が掛かります。
専門知識やマンパワーが不足すると、プロジェクトに思わぬトラプルや手戻りが発生するリスクがあります。社員がするべきコア業務とパートナーに任せられる内容を検討しましょう。

社員でないとできないことの例
  • ●プロジェクトの推進
  • ●社内の意見調整
  • ●予算の策定・答申
  • ●社内外への告知
  • ●経営層意思決定の補助
パートナーに任せられることの例
  • ●プロジエクトの進行・スケジユール管理
  • ●各種調査・分析
  • ●予算進捗管理
  • ●各関係者・パートナーとの調整

移転を機会にバリューアップするために

移転によりオフィスがきれいになるタイミングは、社員にとってもモチベーションが上がる時です。
働き方の見直しを図り、それを支えるオフィスをつくる絶好の機会といえます。

移転のみ

現状の不満を把握
会議室が足りない
席が足がない
リフレッシュできない
現状の不満解消オフィス
会議室を増やそう
とりあえず席を増やそう
リフレッシュエリア広げよう

移転によるバリューアップ

理想の働き方を描く
部門の枠を超えて協業し合う
社員全員が誇りを持っている
挑戦・やる気に満ちている
変革を促すオフィス
ワークスペースをオープンに
社員交流のコラボラウンジ
アイデア創出を促す会議

ワークスタイルの見直しを図るには

現状の把握・評価

オフィスの現状と社員の意識・働き方の現状を把握し、課題点を抽出します。面積など、スタンダードデータと比較することで、課題が見えてくる場合があります。

  • 面積
  • 什器
  • 書類量
  • 社員の行動特性
  • 社員のファシリティ満足度・重要度
  • 施設利用率(会議室など)・在席率

理想の働き方を描く

会社が描くビジョンのもとに、理想の働き方を検討します。

  • トップダウン型
     経営陣が具体的なコンセプト働き方を策定。
  • プロジェクト主導型
     プロジェクトメンバーが主導で策定し、経営陣に答申。
  • ボトムアップ型
     ワークショッブなどを通じて、社員の意見を集約。
     これらの手法を混合しで用いる場合もあります。

新しい働き方の浸透

新しい働き方を浸透させるために必要な活動です。

  • トップメッセージの発信
     新しい働き方に懸ける経営陣の思いを伝えます。
  • 研修
     新しい働き方に必要なマインドスキルを学びます。
  • 維持活動
     当初のコンセプトを守り、オフィスを維持するための仕組みを移転時から検討します。

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